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医院工程档案管理初探

2019-03-14 16:48 来源:档案管理论文 有人参与在线咨询

摘要:文章概述了医院工程档案管理的意义、特点和范围,分析了当前医院工程档案管理的现存问题,详细阐述了加强档案管理的有效措施,期望能够引起相关人员对于医院工程档案管理工作的重视。

关键词:医院工程;档案管理;档案验收

医院工程的档案管理,就是针对每一项基建或修缮项目从收集、整理、组卷到编目,以专业化的手段和规范化管理,使工程档案完整化、准确化,使得基建工程档案的信息得到充分利用,有效发挥档案在建设工程中的作用。

一、档案管理的意义

(一)实现归档材料的完整性

在医院的建设工程中,大型的基建类工程并非主流,并且在施工过程中,一般有监理公司为质量把关,工程所涉及的资料也由建设公司和监理单位负责整理归档。而中小型工程多为修缮类,预算在万元以下的中小型工程占据了主要部分。中小型维修工程主要包括平房维修、网线安装、粉刷、做防水以及其他各种零活,这类工程无论复杂程度如何,都有一套完整的工作流程,从前期准备、施工到竣工验收、结算分别由医院中不同的专人负责,因而这类工程的档案材料形成时间长、经手人员多,稍有不慎很容易遗失或漏归,所以,需要随时收集、整理并及时归档,以确保它的完整性。

(二)便于查找和利用

在对每一项中小型工程完成建档立卷后,准确做好档案的编号,以便能快速查找。一套完整的工程档案,不仅能随时接受上级卫生主管部门的审查,还使得在出现问题时有据可依。如有类似的工程,可以通过查阅档案采取相同的处理方式解决,提高工作效率。

(三)为医院节省开支

院内的所有工程从申请到结算都有一套完整的审批流程,递交的申请和预算都由相关的各级负责人层层把关。而档案管理就是要将所有资料整合在一起,使各个环节有据可依,即使后来原有工程出现问题,可以查阅当时的归档材料,若发现在保修期内,则医院有权要求有关建设公司负责承担本次费用,避免医院的额外开支。

二、档案管理的特点

医院工程档案的建立不仅系统性地把握了工程中的所有要素,而且具有鲜明的自身特点。

(一)及时性

一般来讲,在资料的整理过程中,前期如果没有及时收集,则原始资料极易缺失和遗漏。医院工程对资料收集的及时性要求显得更为突出,前期资料准备时间长且后续各部分资料经手人员不同,更易出现问题。因此,为了有序地安排和开展工作,不影响院内工程的竣工验收及结算,及时性格外重要。

(二)完整性

成套的档案记载着整个工程的建设情况,反映的是工程的全过程和最终成果。按照医院有关要求及工作流程,可在系统性的管理下将文字材料及各类图纸依次排列,便于检查档案的完整程度。

(三)真实性

工程档案是施工过程中的原始资料。可以说,它是真实情况的完整记录,必须保持这一特性,才能得到应有的效益。(四)准确性工程档案的准确性依托于真实性而存在,工程预算书必须以现场的真实情况为依据,计算准确无误,同时,只有准确地记录下工程的全过程,才能为今后的修缮或是改造提供参考。

三、归档基本程序、范围及内容

科学地确定工程资料的归档范围是做好工程档案管理的重要工作,因为它涉及今后的查阅使用。如若归档范围模糊、管理不规范,那么档案资料的收集工作就难以进行,而之后的整理与立卷也无从谈起。建档工作是工程档案管理的第一步,也是今后归档借阅的基础。由于医院内修缮工程种类众多,每个维修工程都有所差异,其复杂程度不尽一致,产生的档案数量也随之变化,对案卷的确立也不尽相同。因此分类方式不可仅凭个人主观判断,还须考虑到工程之中的潜在联系,按照有关规定和要求合理地进行分类,结合重要程度和工作程序制订排列的顺序,便于管理和查阅。虽然医院内修缮类工程涉及范围广,但是一个完整的工程都包括以下4个基本部分:前期资料、过程资料、竣工资料和结算资料。为了全面反映医院工程建设的全过程,保护档案的系统性和完整性,归档内容大致包括综合性文件资料及图纸。如:立项申请,上级领导转办批准文件,工程量清单,工程预算书,预评价报告及环评报告,工程项目方案与设计的可行性报告,规划局、消防局及环保、卫生部门等各类政府部门的批复文件,招投标及论证文件,工程监理文件,工程项目合同书,洽商变更会议纪要,特殊情况说明,工程竣工验收报告,外审公司审核报告,工程结算申请,土建或水电等施工图纸及竣工图纸。

四、档案管理存在的问题

(一)缺少专职档案管理人员

施工现场繁忙,待整理的资料琐碎,如果不能及时归档,可能造成资料的堆积,无法选取有效的材料,致使工程档案资料不够完整。除了必要的主体资料归档外,其余配套档案材料易丢失。档案管理过程不仅需要心细、有条理,而且对医院工程流程和工程本身要有一定的了解和认识。医院工程档案管理普遍缺乏复合型人才,管理人员业务素质不高或是由各部分人员琐碎代管,档案资料则不能统一管理,不利于工程档案未来的借阅和使用,难以适应工作需要。

(二)缺少独立档案资料室

由于对医院工程档案管理重视不够,长期没有独立的档案资料室,容易导致结算后的工程资料随意放置,未将档案资料妥善保存。若是有统一的档案资料室,从建档、归档到借档,整个过程便可系统地完善起来,有利于档案在医院未来发展建设中的使用。

(三)缺乏信息化管理

目前绝大多数医院的工程档案管理仍局限于纸质材料,经过长时间的存放,纸质材料可能会模糊不清,而电子化档案不仅便于保存,而且利于归类和检索。若是能够保留电子化图纸,变动或修改后的方案也可在档案中充分体现,整个工程档案从收集到编目都可高效进行,医院内的中小型工程档案的分类将变得更加细化,在节省资源的同时还可以提高效率。

五、加强档案管理的有效措施

(一)健全完善档案管理制度

档案管理制度是工程档案管理的指南针。在学习《中华人民共和国档案法》和《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)的各项规定后,结合医院工作的实际情况,完善档案管理制度,以保证工程档案的完整、准确。建立并完善工程档案管理制度,有利于形成系统化的档案管理体系。医院中的工程类档案不同于其他档案,完成一个工程所需的时间较长,过程复杂,若想将形成的档案材料完整地进行归档,从前期准备时就需要有专人负责,做好档案材料的整理工作,这样才能保证一项工程的文字材料及图纸的完整化、系统化。另外,在资料的整理过程中,经手人员分工应明确,保证在各个环节中有相关人员承担相应责任,避免工程出现问题后无处问责。考虑到医院工程前期准备工作时间较长的情况,从档案材料的前期收集开始,就要与施工管理同步进行,以保证形成完整的文件材料,这也是形成高质量工程档案材料的关键。目前,医院内很多万元以上的工程项目都是以招投标的方式外包,那么在材料的收集和整理过程中,更要将外包相关的资料详细列入档案内容中,减少工程中的失误。

(二)实施多样化管理

科技日新月异,档案管理的方式方法和技术手段也不断随之改变。我国制定的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-1999),已属于多媒体电子文件档案管理,是以现代化手段整合工程档案的信息资源,使档案的管理层次实现了一个质的飞越。先进管理技术的应用,不仅可提高档案管理水平,更利于档案新型管理模式的深入探索。

(三)把好竣工验收质量关

工程竣工投入使用后,随着时间的推移,不可避免地要重新进行装修改造,水电土建系统也可能随着使用需求而产生变化。而之前的工程档案对于今后的管理、使用、维护、改建、扩建等是一个重要的参考,特别是竣工图纸尤为重要。在国家档案局与国家发改委发布的《重大建设项目档案验收办法》中可以看出,项目档案验收的材料是工程竣工的重要凭证。即使是医院中的普通修缮工程,其档案验收都具有一票否决权。因此,按照工程档案的归档范围要求,结合医院的实际情况,在整个过程中所形成的全部档案特别是竣工材料务必做到准确真实、系统完备、符合要求。

(四)加强档案管理培训

工程档案管理的成效与管理人员的能力水平、管理者的重视程度密不可分。医院可依照制度流程,定期对档案管理人员进行有关知识的业务培训,使其加强工程档案管理的学习,对档案工作持有严谨的态度,从档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等方面掌握档案管理要点,保证档案在形成过程中的系统性,从而为工程验收打下良好的基础。

六、结束语

工程档案管理在医院工程管理中是非常重要的一项工作,而且随着行业的发展、科技的进步,档案管理的方法和技术手段也越来越多样。相关人员应该结合工作实际,不断学习、总结和探索,逐步提高医院工程档案管理的水平,从而适应医院的建设和发展。

作者:郭佳珣

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