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档案管理工作规范化研究

2019-03-14 16:40 来源:档案管理论文 人参与在线新天地彩票

摘要:随着我国社会经济的迅猛发展,档案管理工作在新形势的影响下已发生了巨大变化。传统的档案管理方法已难以满足当今社会的发展需求,要想保证档案管理工作更加的规范、高效,就要对传统的档案管理方法进行不断创新,提高档案管理力度。本文对新形势下档案管理工作的规范化进行了详细分析,从档案管理工作应坚持的原则入手,介绍了新形势下我国档案管理的现状,阐述了新形势下档案管理工作规范化的必要性及要求,并提出了在新形势下使档案管理工作规范化的新方法,以供参考。

关键词:新形势;档案管理工作;规范化

档案管理作为企事业单位内部管理工作中的核心内容,它具有一定的凭证价值和参考价值,因此,必须要做好档案管理工作。随着我国档案管理现代化的发展,档案管理工作变得更加复杂。同时,也对档案管理工作的规范化提出了更高的要求。为了更好的适应当前新形势的要求,规范档案管理的工作流程是必不可少的工作任务。做好档案管理工作有利于提升工作质量与效率,从而为企业综合竞争力的提高奠定坚实的基础。

1档案管理工作应坚持的原则

档案管理主要是对档案信息进行管理,其中包括档案价值鉴定、档案统计、档案编辑和研究、档案编目、档案的提供利用等,它能准确反映出企事业单位的成长历程。档案管理工作应坚持以下几点原则:档案安全原则、档案完整原则、档案易于利用原则。为有效遵循这些原则,管理人员必须具备一定的专业素养,以确保档案的安全完整。

2新形势下我国档案管理的现状

第一,对档案管理工作不重视。从目前来看,我国企事业单位的领导过于追求经济利益而严重忽视了档案管理,致使档案管理工作人员做事不认真,态度不端正,这不仅限制了档案管理的规范化,还阻碍了社会的稳定发展。第二,缺乏完善的档案管理体系。在新形势下,我国各大企事业单位的管理制度也在不断完善,但却始终没有建立完善的档案管理体系,致使档案管理工作人员在操作方面和工作落实方面都不够规范。第三,一些企事业单位根本没有按照新形势下的社会需求来革新传统的档案管理制度,这不仅降低了档案管理工作的质量与效率,还对档案管理工作的规范化发展造成了影响。第四,档案管理措施落后。在档案管理的过程中,借助网络技术有利于提高档案资料的利用率。但从目前来看,各大企事业单位并未建立完善的网络档案管理结构体系,极大程度地降低了档案的有效性与完整性。

3新形势下档案管理工作规范化的必要性及要求

社会对企事业单位的经营管理随着社会各领域的不断发展,也对经营管理提出了更高的需求。只有充分重视档案管理工作,才能进一步规范档案管理工作的相关流程,进而使档案管理内容不断完善,管理水平不断提升。一般企事业单位的档案资料主要记录的都是企事业单位的经营发展历史,且大多都是文字图片等方面的内容。在实施档案管理的过程中,应合理应用整理方法,并实时做好数据录入以及档案信息备份,可借助信息数据库来处理一些比较重要的加密信息。将档案管理工作规范化,不仅有利于确保企事业单位的信息安全,还有利于推动企事业单位的深入发展。

4新形势下档案管理工作规范化的新方法

4.1加强对档案管理的重视

加强对档案管理的重视是新形势下档案管理工作规范化的新方法之一。因此,应加强企事业单位领导对档案管理的重视程度,让他们充分意识到档案管理规范化的重要性,并配置完善、合理的档案规范化管理设施,从而推动企事业单位的深入发展,使企事业单位能够在激烈的市场竞争中继续保持住竞争优势。

4.2构建完善的档案管理体系

只有构建完善的档案管理体系才能更好的促进档案管理工作的规范化。每个企事业单位都有不同的经营模式,其形成的档案资料不管是在内容上还是形式上都会有所差异。因此,在实施档案管理的过程中,应构建完善的档案管理体系,使档案管理工作更加规范化。第一,应根据国家相关规定,不断创新原有的档案管理体系,并将其有效落实到具体流程中去。第二,应对档案文字的书写工作给予高度重视,墨水颜色必须严格按照标准进行选定。第三,应详细记录档案信息,从而提高档案信息的利用率。第四,努力做好档案管理工作,避免出现随意修改档案信息的情况。第五,对一些重要文件,应严加防护,避免意外情况的发生。第六,加强档案管理工作人员的行为规范,一旦违规,必须加以严惩。

4.3加强档案管理信息化建设

做好档案管理工作有利于促进企事业单位的管理与发展。从目前来看,档案管理工作的形式会随着企事业单位经营管理模式的创新而不断发生变化,各种先进技术也逐渐被应用在档案管理工作中。提升档案管理工作质量和效率的关键就是要对档案管理信息化建设进行优化处理,首先,档案管理人员要不断优化档案环境,提升基础设施的建设力度,要优先购置先进设备,以保证档案信息的安全性。其次,档案管理人员还要不断升级档案管理工作中所应用到的数据系统,确保档案信息系统可以满足档案管理工作的各项需求,进而解决在档案管理工作中出现的各种问题,例如操作不便、系统程序复杂等。

4.4促进对专业人才的培养

档案管理工作人员的技能标准会随着企事业单位档案管理工作内容的增加而变高,加强对专业人才的培养是规范企事业单位档案管理工作的有效途径。对档案管理工作人员来说,他们不仅需要具备丰富的专业知识,还需要具有一定的实践应用能力。因此,企事业单位应积极组织现有档案管理工作人员参加各种培训活动,帮助他们充分理解档案管理的专业知识。此外,企事业单位还应定期开展员工竞赛活动,从而帮助他们有效提高档案管理的实际应用能力。

5结语

总而言之,档案管理工作的规范化在一定程度上能提高档案管理工作的质量与效率,可通过坚持档案安全原则、档案完整原则、档案易于利用原则来提高档案的安全性。本文介绍了新形势下我国档案管理的现状,第一,对档案管理工作不重视。第二,档案管理措施落后。同时,阐述了新形势下档案管理工作规范化的必要性及要求,并分析了在新形势下使档案管理工作规范化的新方法,应提高对档案管理工作的重视程度,构建完善的档案管理体系,促进对专业人才的培养。只有这样,才能使档案管理工作更好的为企事业单位服务,从而促进企事业单位的深入发展。

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作者:李慧勋 单位:哈尔滨市卫生学校

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